Mange arbeidsgivere kaller det en «profesjonell prosess». Men bak ordene skjuler det seg en modell som i realiteten bygger på ghosting – satt i system. For å synliggjøre mekanikken, har jeg skrevet den som en prosedyre i ISO-format.
Dokument-ID: HR-SOP-004
Tittel: Prosedyre for behandling av kandidater (Ghosting-modellen)
Standardreferanse: ISO 45001:2018 / ISO 14001:2015 – Krav til ledelsessystemer
Gyldig fra: 24.08.2025
Godkjent av: Konsernledelsen
Revisjon: 1.0
1. Formål
Formålet med denne prosedyren er å sikre at kandidater opplever mest mulig usikkerhet, frustrasjon og forakt for arbeidsgiver underveis i søknadsprosessen.
2. Omfang
Denne prosedyren gjelder alle rekrutteringsprosesser i konsernet, herunder ansettelser innen HR-funksjonen.
3. Ansvar
HR-avdelingen er ansvarlig for implementering, gjennomføring og dokumentasjon av ghosting-modellen i tråd med denne prosedyren.
4. Fremgangsmåte
4.1 Trinn 1 – Bekreftelse
Send en e-post der du takker kandidaten for “tiden og engasjementet” de har lagt ned i søknaden.
– Viktig: aldri nevne at du egentlig ikke har lest søknaden.
Eksempel:
“Hei kandidat, tusen takk for interessen du har vist for Konsernnavn AS… Vi setter stor pris på tiden og engasjementet du har lagt ned i søknaden din.”
4.2 Trinn 2 – Håpsbygging
Informer kandidaten om at “vi har mottatt mange gode søknader” og at dere vil gjøre en “grundig vurdering”.
– Oversatt: vi har allerede bestemt oss, men det høres penere ut å late som.
Eksempel:
“Vi har vært så heldige å motta mange gode søknader… og vi vil i løpet av denne og neste uke gjøre en grundig vurdering…”
4.3 Trinn 3 – Ghostingklausulen™
Sørg for å inkludere setningen:
“Dersom du ikke hører noe mer fra oss, betyr det dessverre at vi har valgt å ikke ta deg med videre.”
– Dette er selve hjertet i SOP-en.
– Den frigjør HR fra alt ansvar for faktisk å svare.
Eksempel:
“Dersom du ikke hører noe mer fra oss, betyr det dessverre at vi har valgt å ikke ta deg med videre i prosessen.”
4.4 Trinn 4 – Resirkuler kandidatene
Avslutt e-posten med en oppfordring om å søke igjen ved neste anledning.
– Kandidaten skal forstå at det er de som må komme tilbake til oss, ikke omvendt.
Eksempel:
“Vi ønsker deg lykke til videre, og håper du vil vurdere å søke på andre spennende muligheter hos oss i fremtiden.”
4.5 Trinn 5 – Selvtilfredshet
Kall prosessen profesjonell.
– Minn deg selv på at dette er helt greit, fordi “alle andre gjør det”.
Eksempel – Avslagsmal generert av vår interne Ghosting-AI™:
Hei [Navn],
Tusen takk for at du tok deg tid til å søke på stillingen hos oss. Vi setter stor pris på engasjementet ditt.
Vi har vært så heldige å motta mange gode søknader, og vi vil i løpet av de neste ukene gjøre en grundig vurdering av kandidatene.
Dersom du ikke hører noe mer fra oss, betyr det dessverre at vi har valgt å ikke ta deg med videre i prosessen.
Vi ønsker deg lykke til videre, og håper du vil vurdere å søke på andre spennende muligheter hos oss i fremtiden.
Med vennlig hilsen
HR-avdelingen
[Konsernnavn AS]
5. Forventet resultat
- Kandidaten venter i ukesvis uten svar.
- Kandidaten innser til slutt at stillheten var svaret.
- HR har spart 7 sekunder på å ikke trykke “send” på en avslagssmal.
6. Avvikshåndtering
Dersom en kandidat etterspør konkret avslag, kan HR henvise til ghostingklausulen og avslutte dialogen.
Digresjon
Dersom en kandidat hadde brukt samme metode – latt være å møte opp på intervju og bare tenkt “dersom dere ikke hører noe mer fra meg, betyr det at jeg ikke er interessert” – ville kandidaten blitt stemplet som useriøs og svartelistet på dagen.
Når HR gjør det, kalles det en prosess.
Ghosting er ikke et uunngåelig onde – det er et valg. Seriøs HR handler om respekt, også når svaret er nei.